レポート 箇条書 き。 報告書の書き方!おすすめの例文とよくあるNG例 [ビジネス文書] All About

概要の意味や類語とは?レポートの概要・会社概要の書き方・例文も

レポート 箇条書 き

ページ数が多い調査報告あるいは研究報告の場合には見出し名の検討から始める必要があるため、あらためて解説します。 1〜数ページ規模の報告書では、「原因」さらには「対策」などあらかじめ見出し名が定められているのが通例です。 見出しの直後に「原因は、・・・である」、「・・・の対策を実施した」と報告書に適した主文を述べ、続けて必要な事項を補足すれば、段落がまとまります。 技術にかかわる報告書も、研究報告、試験報告さらには調査報告など目的に応じてさまざまです。 しかし、いずれの報告書も(誰かから命じられたにせよ)報告者である執筆者が冒頭で目的を設定し、明らかになった事実を述べ、目的に対応した結論を述べる点では共通です。 執筆者が「報告書の作成」という行為を「自身の見聞あるいは行動の整理」に置き換える傾向・習慣が原因の一つと言えます。 結果として、報告を受ける側が必要としている要点が主従関係の「従」に陥り、かつ埋もれている可能性があります。 「業務が一区切りしたから報告書にまとめなければならない」となると、多くの報告者は事象(あるいは報告者自身の見聞・行動)を理由や経緯とともに時系列で述べる傾向があります。 加えて、「・・・と思われる」など控えめな表現を多用しがちです。 その結果、結論に至るまでが長くかつ明確な表現で結論が示されないため、読者は「何が言いたいのかはっきりしない」、「要点を言ってくれ」と感想をもらします。 技術文書は、読者のためにあります。 見聞と行動の整理から作業を始めても差支えありません。 技術文書を含む実務文書での主従関係は、執筆者にとっても読者にとっても「先に述べられている事項が主」であり「後に述べられている事項が従」です。 ところが、「検討(しかも行数が多い)が先」で「結論(行数の少ない)が後」では、読者に要点が明確に伝わりません。 「いくつもの原因が複合していて、一概にどれと断定できない」ならば、「・・・にかかわる複数の要因が複合して発生した」が主文です。 それぞれの要因とその関係を箇条書きあるいは図で補足すれば、読者は主文を前提にして補足文を読みます。 あるいは「主たる原因は、・・・である。 ただし、・・・がその要因となった可能性があり、・・・を要する」と主文と補足文の主従関係で表せば明確です。 「 視点 」が明確な「 主文」 報告書の視点は、「 (報告者=執筆者である)私」です。 報告書によっては、「私たち報告グループ」あるいは「当社」であったりします。 とくに強調する以外は文中に表しません。 「主たる視点」の「私」は、活用形によって「私は(主語)」、「私の/私により(修飾語)」などさまざまに位置付けられます。 先に述べたように、「視点」とは「文書中で中心になって行為する人(もしくは動作する事物)」です。 文書における位置付けであって、けして「私見を中心にして報告する」ではありません。 また、執筆者が偏った視点で事実を取捨するのでもありません。 視点は文書上の位置付けであり、ここで述べている「私」は当然ながら「(私見をまじえていない)私」です。 読者に「何が言いたいのかはっきりしない」と言われて、さらに事実経過や図・表を補足しても同じ指摘を受ける場合があるかもしれません。 業務上の報告書の主文には、「-である」もしくは「-した/する」など 明確な文体を用いるのが適当です。 もちろん、対外的(取引先など)に向けた報告書ならば「-です」もしくは「-しました/します」になります。 不要に受け身文で「(私には)-と考えられる/思われる」とすると、客観的と受け取る読者もいますが、むしろ「個人的見解(私には)であって、問題にかかわる人々すべての結論には達していないのでは」、「他の可能性がどの程度あるのか」と曖昧な表現にとられる場合があります。 「何が言いたいのかはっきりしない」の別の原因に「思われる/考えられる」を多用しすぎて傍観的(他人事のよう)な表現になり、判断を読者にゆだねているととられている可能性があります。 「 報告書は客観的であるべき 」の真の意味 いかなる報告も「客観的な調査に基づき、私見に偏らず述べる」のは当然です。 ただし、「思われる/考えられる」とすれば、客観的になるわけではありません。 むしろ、多用すると傍観的(他人事の視点)になりかねません。 公の場で事の真偽を問われる人は、まず隠さずに真実を述べることを宣誓します。 そのうえで、「私は-しました/していません」と明確に陳述します。 「-したと思われます」などと発言すると客観的どころか、さらに問いただされます。 報告書による論述も同様です。 執筆者がその場にいない状況で「思われる/考えられる」などの表現が多用されると、かえって誤解を伴うおそれがあります。 もし、推論をもとにした結論ならば「・・・と推論する。 ただし、・・・」など明確な主文と補足文で構成するのが適当です。 日本語では「視点(中心となる人称)」を省略する習慣があります。 一概には言えませんが、英文と和文の原則をないまぜにして「-れる/られる」とするのが客観的な報告書ととらえるのは理にかないません。 英文の報告書では報告文に受動態を用いる例があります。 命令文などを除き、英文では主語を省略しません。 ところが、「I」あるいは「We」を主語にした能動文を使い始めると、「I」あるいは「We」が頻出します。 「Part1 共通のポイント」でも述べましたが、箇条書きの位置付けは「補足文」です。 箇条書きの前には、必ず箇条書きの各項の要点に相当する主文が必要です。 見出しに続けて番号(あるいは記号)を付した項目を連ねている例を見かけます。 ところが、見出しの後に主文がないため、「各項の関係が何であるか」あるいは「何に集約されるのか」をすべての項目を読んで考えなければなりません。 もちろん、「リスト」あるいは「一覧」を示すという主旨ならば主文を省略した箇条書きの使い方もありますが、主文の省略は例外と理解してください。 主文がない箇条書きは「列挙」にすぎません。 むしろ、要点がまとまらない段階では断片的にでも箇条書きで思考を視覚化して行くのが有効です。 いわば、簡略なロジカルシンキング(問題解決手法)の実践です。 たとえば、いくつかの事象が連鎖して結果に至ったのならば、番号が付いた箇条書きにしてみます。 複数の原因が想定されるならば、それぞれ列挙してみます。 箇条書き化したうえで、「どの項目が最重要なのか」、「各項目の共通点は何か」あるいは「各項目の条件を満たす解は何か」を検討すれば、主文はおのずから導かれます。 時系列の箇条書きならば、最初と最後の項目を主体にして主文がまとめられます。 「最初の項目(発生の原因)」もしくは「最後の項目(結果)」を主文にできる場合もあります。 並列の箇条書きならば、「各項目の関係」あるいは「報告者として何を解決したか」が主文になる場合もあります。 次ページに進む (ボタンをクリックしてください).

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英語の資料で「箇条書き」を使うときの注意点とポイント

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例:H25. 25 出席者計5名(新入社員) レポート作成者:権田側つねお 現場研修に関するレポート:たくさんの先輩社員の方とコミュニケーションをとる機会をえることができ、とても有意義な時間でした。 はやく自分のことを覚えてもらえるよう、仕事で結果を残していきたいと感じました。 また、どの部署も整理整頓がされており、仕事の円滑化につながる部署作りがされていることがわかりました。 実施した内容:オフィスの見学、それに基づく現場資料の作成、各部署への挨拶回 感想:今回の研修で、自分が部署に配属されたときにつかうデスクを見ることができ、就業開始したときのことが鮮明にイメージできました。 準備を万端にして臨みたいです。 例: 提出日 平成26年12月13日 氏名 山川田まこと 社内研修報告書 以下のとおり社外研修の報告をいたします。 研修名:新人研修のための講習会 2. 研修期間 平成26年11月15日~平成26年11月17日 3. 研修内容 1日目:座学による、新入社員への接し方講習 2日目:演習による新入社員への社内講座講習 3日目:チーム内でのレポート提出 4. 研修の感想 今回の研修で学んだのは、新入社員に対する研修の仕方や、接し方、離職率をさげるための話術や日常の接し方です。 新入社員の離職率が高くなっている今、企業にとって、とても意義のある研修だったと感じました。 今回の研修で学んだ事を活かし、後輩たちにも分かりやすい指導用のレポートを作成し、社内管理していきたいです。 リーダー 例: 研修レポート提出日 H27. 24 氏名 山川田まこと 社内研修報告書 以下のとおり社内研修の報告をいたします。 研修名:より良い労働環境を整えるためには 2. 研修期間 平成27年10月15日~平成26年11月17日 3. 研修内容 1日目:座学による、社員同士の交流方法講習 2日目:演習による実践的練習 3日目:研修についてのレポート作成 4. 研修の感想 個人活動が主力となっている現在の企業、社会において、同僚、上司、後輩との交流は二の次とされているが、日常でのコミュニケーションを大切にすることによって、プロジェクト発足時に結束力が強まり、信頼関係も築きやすくなることがわかりました。 今回一緒に参加した我が社の仲間とは、研修後に食事に行ったり、共通の会話を探したりとさっそく研修にて習ったことを実践いたしました。 例: 研修レポート提出日 H27. 24 氏名 山川田まこと 社内研修報告書 以下のとおり社内研修の報告をいたします。 研修名:より良い労働環境を整えるためには 2. 研修期間 平成27年10月15日~平成26年11月17日 3. 研修内容 1日目:座学による、工場内での禁則事項について 2日目:工場内見学ツアー 3日目:研修についてのレポート作成 4. 研修の感想 今回の研修は工場内の見学だけではなく、座学でもしっかりと工場内で気をつけなくてはいけないことを学ばせてくれたので、見学にいった際、「昨日言われていたのはこれのことだな」と判断することができました。 とてもわかりやすい構成でした。 学んだことを具体的に活かせるよう、明日からまた従事したいです。 介護 例: 研修レポート提出日 H27. 24 氏名 山川田まこと 社内研修報告書 以下のとおり社内研修の報告をいたします。 研修名:介護に大切な心得とはなにか 2. 研修期間 平成27年10月15日~平成26年11月17日 3. 研修内容 1日目:座学による、介護の寄り添い方 2日目:ケアホームセンター内見学ツアー 3日目:研修についてのレポート作成 4. 研修の感想 介護の場において気をつけなくてはいけないことを中心に、忘れてしまいがちなことや、慣れて来たら手を抜きがちなところを、改めて習うことができました。 介護はひとの命に関わる大切な場です。 顧客のみなさまに心地よく余生をすごしてもらえるように、尽力していきたいです。

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技術文書の書き方−技術報告書の書き方−

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スライドやポスターでは箇条書きを作ったり、レジュメなどの配布資料では複数段落にわたる文章を書くことがしばしばあります。 しかしながら箇条書きや段落は、書き方次第で、読むだけで疲れてしまうものになってしまいます。 ちょっとした配慮と工夫で、格段に読みやすく、かつ美しくなります。 ここまでは、文章の行間・字間の設定に関して述べてきましたが、ここからは、箇条書き作成の注意点や、複数の段落を配置する場合のテクニックを説明します。 段落や箇条書きは、適当に配置するのではなく、意味のある「揃え方」をして、意味のある「まとめ方」をして、「コントラスト」をつけることでさらに読みやすくなります。 箇条書き 箇条書きは、揃えて、まとめて、コントラスト ただ闇雲に箇条書きを作ると、下左のようになっている場合がしばしば見受けられます。 これは、ただ「・」をうって文を書いて、それらの文を並べただけです。 このままでは、項目がいくつあるのかパッと見ただけではわからず、受け手への配慮が足りないといわざるを得ません。 まず大切なことは「揃える」ということです。 一つのテキストボックス内ならば、このような問題は起きませんが、箇条書き毎に別々のテキストボックスを使っている場合には、必ず左側を揃えるようにしましょう。 きっちりと揃えても、やはりいくつの項目が存在するのかは直感的にはわかりづらいです。 そこで次に、下の例のように、箇条書きの2行目以降を1文字分ぶら下げにし、文の開始位置を揃えます(インデントの設定)。 箇条書きの「・」だけが外へ飛び出すことで、4つの項目が直感的に認識しやすくなります。 WordやPowerPointの箇条書き機能を使えば、2行目はぶら下げになります。 コントラストをつけるとさらに読みやすい箇条書きになります。 これでかなり読みやすい箇条書きを作ることができます。 行頭記号に色を付けてもよいかもしれません。 さらに項目間隔と項目内の行間に差をつければ、項目ごとのグループ化がさらに強調されます。 ここまですれば、読まずとも項目数を認識できるようになり、受け手への負担を減らすことができます。 なお、項目間隔を取るときに空白行を入れてしまいがちですが、そうすると項目間が広くなり、全体としてのまとまりがなくなって読みにくくなります。 項目間隔を拡げる場合は、「段落」の設定の「間隔」の値(段落後の値を変更するのがふつうです)を変更するようにしましょう。 段落 英文の両端揃えには要注意 大抵のソフトでは、段落の設定で、「左揃え」や「右揃え」、「中央揃え」、「両端揃え」を選択することができます。 読みやすさや見栄えを優先するなら、日本語の場合も英語の場合も「 左揃え」か「 両端揃え」を使うことが基本です。 ただし、英文で、一行文字数が少ない場合には、両端揃えを避ける必要があります。 右端がガタガタになることを恐れる必要はありません。 インデントは可読性を下げることも 「段落のはじめは1文字あける」という日本語のルールは、小学校で習うかもしれませんが、スライドやポスター作りでは、必ずしもそうしないほうがよいでしょう。 1文字あけるのは、段落の開始場所をわかりやすくするためだと思いますが、学会発表用のポスターやスライドなどでは、短い文が多用されるので、毎回毎回段落のはじめに1文字入れていては、左端がガタガタになり、どこから段落が逆に始まるのかわかりづらくなります。 こういうときは、段落間の行間を広くすることで(グループ化することで)、段落ごとのまとまりをはっきりさせましょう。 こうすれば、段落のはじめのスペースも必要なくなり、ガタガタした印象もなくなります。 もちろん、読みやすさも格段にアップします。 1段落目にインデントは必要ない 日本語であれば、段落のはじめを1文字下げ、英語なら、半角数文字分のインデントを挿入するというのはとても一般的なルールです。 このような処理は、段落の開始位置を認識しやすくするためのものなのですが、小見出しの直後の(1段落目)インデントは、左側がきれいに揃っていない印象を与え、あまりカッコよくありません。 1段落目だけは、インデントがなくても段落の開始位置であることは明確ですので、1段落目には、ふつうインデントは必要ありません。 各項目の1段落目のインデントを入れないだけで、少しだけ見た目がスッキリします。 2段落目以降だけにインデントを使うという処理はとても一般的です。 科学雑誌や一般的な雑誌を見ればその効果が一目瞭然だと思います。 もちろん、ルールを重視する場合は、一段落目にインデントを入れても構いません。 改行の位置 一行の長い資料(Wordで作るような書類)などでは改行の頻度が低いので、改行箇所に気を配る必要はありませんが、一行が短く改行頻度が多くなりがちなプレゼン資料などでは、改行の位置に注意を払う必要があります。 短い文や箇条書きでは、改行箇所に配慮すると飛躍的に可読性、判読性が高くなります。 単語の途中での改行を避ける 人は文字を読むのでなく、単語を認識しながら文を理解しているため、単語が改行で分断されうことは読み手にとっての大きなストレスになります。 PowerPointなどの資料のように比較的頻繁に改行が生じる場合は、まず、単語の途中での改行をできるだけ避けるようにしましょう。 禁則処理をONにしておく さらに細かな注意点もいくつかあります。 下の例を見てください。 「高温多湿を避け、」の読点(、)が2行目に入っています。 これでは、とても読みにくくなります。 ただし、文頭が読点になるような場合は、ソフト(WordやPowerPoint、Illustratorなどなんでも)の禁則処理により自動的に修正されることがほとんどなので、このような改行のミスは心配しなくてもよいかもしれません。 (PowerPointでは禁則処理がOFFになることがしばしばあるので、要注意。 ) まとまりのある言葉や句を生き別れにしない 次に配慮することは、まとまりのある単語や句を断絶しないことです。 下の例では「呈示し、」という言葉が1行目と2行目に生き別れになっており、また、2行目の「、」の前に1文字しかないため、少々読みにくくなっています。 このような改行は、ソフトの禁則処理で自動的に修正されることはありません。 こんな場合は、「し、」のあとで改行すると、読みやすく意味も理解しやすくなります。 なお、項目内(箇条書き内や段落内)で強制的に改行を入れる場合は、SHIFT+ENTERで改行しましょう。 次のような場合も同じです。 「のは」や「ので」「には」「よって」「とって」などは、同じ行に入れた方が読みやすくなります。 上の行に入れる方がより読みやすいはずです。 くどいようですが、もう2つほど例を出します。 下の2つ例では、日本語として改行の箇所に大きな問題はないような気がします。 しかし、ここで問題になるのは、文中の重要なポイントを、「太字にしたり」、「カギカッコで囲ったり」していることです。 せっかく強調しているのに2つに分かれてしまっては、強調の効果が半減です。 強調箇所を一塊ととらえ、この一塊を同じ行に入れるように努力しましょう。 文を少し変えてもよいですし、単に改行の場所を変えてもよいです。 ちょっとだけの「はみ出し」はNG 1, 2文字が最後の行にはみ出すのもあまり格好がよくありません。 わざわざ読むのもストレスがかかります。 最後の行は句読点を含めて「 最低でも3文字」ほどあった方がよいです。 文字を減らしてはみ出しをなくしてもよいですし、文を少しだけ増やして最後の行にそれなりの文字を残してもよいでしょう。 行長を変えること、解決することもあります。 いずれにせよ、「ちょっとだけ」はみ出すのは不格好です。 最後に具体的な例 以下は、具体的な例です。 改行の位置を気をつけるだけで、読み手の負担がかなり軽減されることを実感できるはずです。 もちろん、誤読も減ります。 右端が一直線に揃わないことは気にする必要はありません。 つねに読みやすさを最優先しましょう。

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